2016级留学生建档工作顺利结束

  近日,我院顺利完成了2016级56名学历外国留学生纸质档案的建档工作。这是续10月9日圆满完成215名中国政府奖学金来华留学生在“中国政府奖学金来华留学管理信息系统”的网上注册后，学院对留学生信息档案工作的进一步完善与补充。

  留学生新生建档工作涉及面广、程序较复杂、工作时限长。入学申请材料先期由学院招生办公室管理，以便于入学身份审核；签证申请表、境外人员体检报告单等入学报到材料由留学生本人从境外带来，报到注册后由留学生暂时保管，用于办理居留许可；住宿协议、防火协议、学习反馈单等入学教育材料须在完成入学教育工作后，与留学生逐一检查核对签订。为确保材料建档完整，我院在报到注册第一时间，即通过多种方式明确材料归档内容和要求等。

  我院始终重视留学生档案管理与信息开发利用，设有专门工作人员负责管理。坚持建立居留许可信息库，动态跟进督促办理留学生居留许可及其家属签证延期；留学生档案实行一人一档，档案内容涵盖入学申请材料、报到注册材料、入学教育材料、在校综合表现及毕业材料等内容，完整地保存了留学生在校学习生活记录。2015年以来对护照信息页、入境记录页、签证申请表等重要文件进行电子扫描存档。

  完整的档案、规范的管理，有利于深入掌握留学生来华前的背景及在校生活动态，也促进了毕业生校友联络与管理工作。借助良好的档案管理工作，学院得以及时掌握2016年3月刘延东副总理会见埃及校友金山博士的校友动态。在人民日报等国内重要媒体以《“中国制造”的科学家》为题对金山校友进行报道后，能够对金山校友在校学习生活进行深入跟踪报道，全面生动地宣传学校留学生工作。